Zoho Orchestly

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Steuern Sie Ihre Arbeitsprozesse für Mitarbeiter und Teams.

Nutzen Sie unsere Erfahrungen mit allen Zoho Applikationen als langjährigster Zoho Partner in Deutschland.

Zoho Orchestly - Arbeitsprozess-Steuerung

Visualisierung und Kontrolle von Arbeitsprozessen

Visulalisieren, kontrollieren und automatisieren Sie die Aufgaben und Arbeitsprozesse

Ihrer Mitarbeiter und Teams.

Leistungsmerkmale von Zoho Orchestly:

Formulare und Layouts zur Datenerfassung:


  • Berechtigungen:
    Wer darf welche Anfragen stellen?
    (Jeder Mitarbeiter darf Visitenkarten anfragen, aber nur bestimmte Marketing-Mitarbeiter dürfen Pressemeldungen zur Genehmigung einstellen)
  • Prozesskontrolle:
    Wer ist für das Gesamtprojekt verantwortlich?
    (Viele Abteilungen sind an der Erstellung eines Textes beteiligt; für das Gesamtprojekt aber ausschließlich die Marketing-Abteilung)
  • Formulargestaltung zur Dateneingabe
  • Zugriffsrechte auf Dateninhalte
    (Abteilungsleiter benötigen beim Interview eines Stellenbewerbers nicht dessen Alter und Gehaltsvorstellungen)
  • Verschlüsselung sensitiver Daten

Prozess-Automatisierung:


  • Vom automatischen Versand von E-Mails bis zur Integration Ihrer Prozesse in andere Tools:
    Prozess-Automatisierung wird mit den Funktionen von Orchestly Ihr bester Freund.
  • Business Regeln:
    Sie möchten, dass Benachrichtigungen versendet werden, wenn sich entscheidende Parameter ändern (geplante Termine, Kosten, ...)
  • Web-Hooks:
    Web-Hooks lösen Benachrichtigungen von Dritt-Anwendungen aus. Lösen Sie z.B. eine SMS an Mitarbeiter, wenn sich ein entscheidender Faktor ändert.
  • Widgets:
    Mit Widhgets nutzen Sie Informationen aus anderen Apps ohne diese öffnen zu müssen.
    Greifen Sie z.B. für einen Genehmigungsprozess auf DropBox oder GoogleDrive-Dokumente zu.
  • Custom Functions:
    Erstellen Sie selbst neue, anwenderspezifische Funktionen mit "Custom Functions" (Programmierkenntnisse erforderlich).

Prozess-Optimierung durch Orchestly Berichtswesen


Vorbereitete Berichte:

  • Verweildauer:
    Durchschnittliche Dauer eines Prozesses vom Start bis zur Erledigung.
  • Nutzungsbericht:
    Welche Zeit benötgt ein Job/eine Aufgabe in einem Prozess, bis sie erledigt ist und die nächste Stufe angestoßen wird
  • Stufen-Chart:
    Wieviele Aufgaben befinden sich gerade in welcher Stufe im Prozess.
    Identifizieren Sie so u.a. "Flaschenhälse in Ihren Prozessen.
  • Stufen-Verweildauer pro Mitarbeiter
    Zeit, die unterschiedliche Mitarbeiter zur Erledigung eines Jobs benötigen
  • Job-Verteilungschart (Auslastungsanalyse):
    Welcher Mitarbeiter hat gerade wieviele Jobs in einem Prozess zu erledigen.


Anwenderspezifische Berichte:

  • Ersellen Sie eigene Berichte auf der Basis von vorhandenen Berichten

Prozess-Visualisierung:


  • Jeder Prozess besteht aus diversen Schritten. Egal wie komplex die Zusammenhänge auch sind: Visualisieren Sie die Schritte per Drag-and-Drop in Blueprints
  • Wann kann der nächste Schritt begonnen werden? Definieren Sie die Übergänge und Verantwortlichkeiten.
  • Definieren Sie Wenn-Dann-Beziehungen
  • Ordnen Sie Genehmigungsprozessen die erforderlichen Dokumente zu.
  • Definieren Sie die Aufgaben, die vor dem Übergang zum nächsten Prozessschritt abgeschlossen sein müssen.
  • Verwenden Sie den gleichen Blueprint für unterschiedliche Prozesse


Aufgaben-Management:


  • Jobs:
    Jede Anfrage nach einem Service generiert einen Job (z.B. eine Anfrage nach einer Flugbuchung). Dieser Job geht durch alle Stufen des Buchungsprozesses, bis er erledigt ist.
  • Service-Anfrage erstellen:
    Alle Services, die durch User angefragt werden können, werden in einer Service-Katalog zentral verwaltet. Sie brauchen nur den Service auszuwählen, den Sie benötigen und los gehts.
  • Anfrage-Zuweisung:
    Jede Anfrage kann einem spezifischen Mitarbeiter oder einem Team zugewiesen werden, deren Mitarbeiter den Service zur Bearbeitung selbst auswählen.
  • Stand der Bearbeitung:
    Jeder Mitarbeiter sieht im Prozess genau, was schon getan wurde und was noch zu tun ist, um den Prozess abzuschließen.

Weitere Vorteile von Zoho Orchestly:

  • Bessere Planung, Kontrolle, Team-Zusammenarbeit
  • Zugriff jederzeit, von jedem Ort auch mit Mobile Apps für iPhone

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