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Tipps der Woche

 

Hier finden Sie nützliche Tipps

und Neuerungen rund um Ihre

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"Tipps und Tricks-Webinar"

in der Zoho-Akademie

# 5 Optimieren Sie Ihr Antwortverhalten auf Anfragen

 

Die Eingaben Ihrer Interessenten oder Kunden in die Online-Formulare auf Ihrer Webseite können nun auch für professionell gestaltete, personalisierte Antwortschreiben (z.B. PDF's) verwendet werden.

 

Beispiel:

Ihre Kunden oder Interessenten melden sich über ein Online-Formular

zu einem Gesprächstermin an Ihrem Messestand oder

zu einem Seminar an

und tragen dazu beispielsweise folgende Daten ein:

 

Firma, Vorname, Nachname, Seminartitel, Datum des Seminars und E-Mail.

 

Sie wollen Ihre Anmeldebestätigung nicht als bloße E-Mail,

sondern als gut gestalteten, personalisierten PDF-Anhang versenden,

der alle Daten des Online-Formulars enthält (siehe Abbildung):

 

So geht's:

 

1. Erstellen Sie ein Online-Formular mit Zoho FORMS

 

2. Wählen Sie in den Zoho Forms "Einstellungen" unter

"Dokument zusammenführen" die Zoho DOCS Integration

und ein Antwort-Template aus, das Sie versenden wollen:

(Sie können PDF, Word-Dokumente oder auch Bilder versenden).

 

3. Fügen Sie Ihre Formularfelder in die das Antwort-Template ein

 

4. Versenden Sie Ihr personalisiertes Antwort-Dokument als E-Mail-Anhang.

Sie können zum Versand Auto-Responder nutzen oder

die E-Mails manuell versenden.

 

Wir zeigen Ihnen gerne in einem Kurz-Webinar gerne, wie es geht:

Dauer: ca. 15-20 Minuten

Kosten: 25 EUR

#4 Berechnung der Vertriebsprovision je Angebot

 

Vertriebsmitarbeiter werden oft - zumindest teilweise - über Provisionen auf Ihre Produktverkäufe bezahlt und motiviert.

Wäre es nicht toll, wenn Sie bereits beim Schreiben des Angebots die Höhe Ihrer Provision sehen könnten?

 

Mit der folgenden Vorgehensweise und "Spezifischen Funktion" / "Custom Function" läßt sich das realisieren:

 

1. Legen Sie ein neues Währungsfeld "Provision Total" im Modul ANGEBOTE an.

(Einstellungen -> Module -> Anpassung -> Module und Felder -> Angebote)

 

2. Richten Sie dann ein "Spezifische Funktion" ein:

  • Einstellungen -> Automatisierungen -> Aktionen -> Spezifische Funktion -> Spezifische Funktion Konfigurieren ->

Schreiben Sie Ihre eigenen.

  • Geben Sie den Namen der Spezifischen Funktion an. z.B.: “Vertriebsprovision berechnen”.
  • Wählen Sie das Modul ANGEBOTE. (Beschreibung optional)
  • Klick “ Free flow scripting ”.
  • Kopieren Sie den Code zum Einfügen unten
  • Klick “ Edit arguments ”.
  • Fügen Sie als Namen “ quoteId ” und wählen Sie den Wert “ Quote Id ”.
  • Klick Save

 

Code zum Einfügen:

 

——————————————————————————————————————————

quoteIdStr = input.quoteId.toString();

quoteMap = zoho.crm.getRecordById("Quotes", input.quoteId);

productDet = ifnull(quoteMap.get("product"),"");

productList = productDet.toJSONList();

value = 0.0;

for each eachProd in productList

{

eachProdDet = eachProd.toMap();

qty = (ifnull(eachProdDet.get("Quantity"),"0")).toLong();

productId = ifnull(eachProdDet.get("Product Id"),"");

proDetails = zoho.crm.getRecordById("Products", productId.toLong());

commission = (ifnull(proDetails.get("Commission Rate"),"0.0")).toDecimal();

value = (value + commission * qty);

}

params = map();

params.put("Provision Total", value);

updateResp = zoho.crm.updateRecord("Quotes", quoteIdStr, params);

——————————————————————————————————————————

 

3. Erstellen Sie eine Workflowregel in die Sie die Spezifischen Funktion “Vertriebsprovision berechnen” einbinden:

Einstellungen -> Automatisierungen -> Workflowregeln -> Regel erstellen -> Modul: Angebote -> Regelname: Vertriebsprovision berechnen -> WEITER

 

Wann möchten Sie diese Regel ausführen? : Bei Aufzeichnungsaktion : Erstellen oder bearbeiten

Bedingung 1: Auf welche Einträge soll die Regel angewendet werden?: Alle Einträge

Sofortige Aktionen : Spezifische Funktionen : Vertriebsprovision berechnen

SPEICHERN

 

4. Überprüfen Sie die Höhen der Vertriebsprovisionen pro Produkt im Modul PRODUKTE -> Feld "Provisionsgebühr"

 

Anmerkung:

Natürlich können Sie die Vertriebsprovision auch in Auftragsbestätigungen und/oder Rechnungen ausweisen lassen.

Ändern Sie dazu nur "[field Id]" or "[module]" name ganz nach Ihren Anforderungen.

 

#3 Bewertungsregeln / Scoringmodelle

 

Täglich kommen neue Leads herein.

Doch welche davon sind wirklich wertvoll ? Welche sollten Sie zuerst betreuen?

 

Zur automatisierten Berwertung Ihrer Leads nach von Ihnen definierten Regeln stellt Zoho CRM Ihnen die Funktion "Bewertungsregeln" zur Verfügung.

 

Beispiel:

Sie möchten Interessenten/Leads, die den Status "Besuchstermin erwünscht" mit einer höheren Punktzahl bewerten, als Interessenten, die nur eine "Web-Präsentation" angefragt haben.

Gleichzeitig addieren Sie eine gewisse Punktzahl hinzu, die davon abhängt, wie lange die Interessenten auf Ihrer Webseite waren.

 

Natürlich sind auch weitere Ereignisse durch Punkte bewertbar, wie z.B. die Anzahl geöffneter oder angeklickter E-Mails, die Reaktion auf Newsletter und/oder die Reaktion auf Umfragen.

 

Die Bewertungsregeln - Ihr persönliches Scoringmodell - ist schnell eingerichtet unter:

Einstellungen -> Automatisierung -> Bewertungsregeln.

 

Hier ein Beispiel:

#2 Feldtyp: Mehrfachauswahl-Nachschlagefelder (n : n)

zur Verbindung von zwei Zoho-CRM-Modulen

Bisher war es durch den Feldtyp "Nachschlagefeld" nur möglich z.B. eine Firma mit n-Kontakten zu verknüpfen (1:n-Verknüpfung).

 

Für einige Problemstellung war das nicht ausreichend.

 

Beispiel:

Ein Immobilienmakler hat zwei CRM-Module eingerichtet: Interessenten (Prospects) und Wohnungen (Listings).

Ein Interessent kann sich für mehrere Wohnungen interessieren. Aber für jede Wohnung kann es auch mehrere Interessenten geben.

 

Wenn also die Anforderung besteht, dass viele Datensätze aus Modul A mit vielen Datensätzen aus Modul B verknüpft werden müssen und umgekehrt, können Sie in Zukunft das Mehrfachauswahl-Nachschlagefeld (multi-select lookup field) nutzen.

 

Verknüpfendes Modul (Im Beispiel: Prospects vs. Listings):

Um jede einzelne Verknüpfung darzustellen, die durch das Mehrfachauswahl-Nachschlagefeld der zwei Module A und B erzeugt wird, wird ein verknüpfendes Modul erstellt.

 

Zurück zum Beispiel:

Ein Interessent interessiert sich für drei verschiedene Wohnungen. Diese können aber zu unterschiedlichen Preisen angeboten worden sein (im Beispiel: Negotiated Rent). Konsequenz: Es ist nicht möglich, den Angebotspreis in einem der Module "Interessenten" oder "Wohnungen" abzubilden, ohne doppelte Datensätze zu erzeugen.

 

Um solche Beziehungen fehlerfrei darstellen zu können, erzeugen Sie ein "Verknüpfendes Modul", in dem alle n:n-Beziehungen korrekt dargestellt werden. Sie sehen so, welche Wohnung welchem Interessenten zu welchem Preis angeboten wurde.

 

Sie können weitere Felder in "Verknüpfte Module" einfügen, Zugriffsrechte vergeben und sie auch in Berichten und Übersichten verwenden.

 

Weitere Hilfe finden Sie hier in der Zoho-Onlinehilfe oder rufen Sie uns an.

 

Im Folgenden ein Screenshot zum obigen Beispiel:

#1 Multiple Bedingungen in Zoho CRM Workflowregeln

 

Mit den nun verfügbaren "multiplen Bedingungen" in Workflowregeln lösen Sie nun unterschiedliche Aktionen in Abhängigkeit vom Eintritt verschiedener Bedingungen in nur einer Workflowregel aus:

 

Beispiel:

 

Es gehen Interessenten (Leads) über Ihre Webseite ein oder Sie legen manuell einen neuen Interessenten an.

Sie wollen automatisiert unterschiedliche Aktionen in Abhängigkeit vom Produktinteresse des Interessenten einleiten:

 

Wenn der Interessent als Produkt-Interesse "Zoho CRM" angegebne hat, soll er eine E-Mail mit der Vorlage "Produkt-Interesse bekommen::

Bedingung 1: Produktinteresse = Zoho CRM

Aktion 1: Versand einer Email "Produkt-Interesse" z.B. mit CRM-Datenblatt

 

Wenn der Interessent kein Produkt-Interesse geäußert hat, soll ein Vertriebsmitarbeiter die Aufgabe zum Nachfassen bekommen:

Bedingung 2 : Produktinteresse = "Leer"

Aktion 2: Nachfass-Aufgabe "Nachfass Produkt-Interessent für einen Vertriebsmitarbeiter

 

So sieht das dann unter den Einstellungen -> Automatisierungen -> Workflowregeln aus:

 

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